Charte de fonctionnement DFCG Formation et de partenariat entre DFCG Formation et ses formateurs

(Mise à jour avril 2020)

1. Préambule

Le Centre de Formation de la DFCG a connu un développement important ces dernières années. Il est nécessaire de consolider les acquis, les savoir-faire et la qualité des formations proposées. De plus, de nombreuses opportunités de développement existent, et il convient de s’organiser pour être en mesure de gérer demain de plus grands volumes et une diversification. 

=> C’est pourquoi le Centre de Formation de la DFCG engage la formalisation de ses pratiques. 

Pour réaliser des prestations de formation professionnelle de qualité et à haute valeur ajoutée, certifiées OPQF et bientôt Qualiopi, qui nécessitent des moyens techniques, matériels et humains et des compétences spécifiques, le Centre de Formation de la DFCG fait appel à des Formateurs dans des conditions transparentes et uniformes ici précisées. 

Dans ce qui suit :

  • Le Centre de Formation de la DFCG est appelé « DFCG-Formation », département de la DFCG.
  • Le « Formateur » est un professionnel qui intervient via une société juridique prestataire, dont il est dirigeant et associé, et qui facture ses prestations. Le formateur peut aussi être salarié d’une structure qui facture.
  • Une Formation est une prestation qui aura fait l’objet d’un accord spécifique préalable écrit entre DFCG-Formation et la société du Formateur, à chaque ouverture confirmée d’une session. Cette prestation donnera lieu à la délivrance d’un bon et d’un numéro de commande par la DFCG.
  • En inter-entreprise, la formation comprendra généralement une animation selon un programme défini d’un commun accord et la fourniture d’un support pédagogique complet sous format électronique.
  • En intra-entreprise, il pourra être envisagé en plus une préparation spécifique refacturable au client (dans la mesure bien entendu où le client l’accepte).

 2. Objet de la présente Charte de Partenariat

La présente Charte de Partenariat décrit les règles et principes convenus et communément partagés par DFCG-Formation et par le Formateur dans le cadre de leur collaboration. 

Il ne s’agit pas d’un contrat de prestation, mais d’un accord cadre en vue d’éventuelles prestations. 

Le Formateur s’engage moralement et éthiquement intuitu personae au respect de la présente Charte de Partenariat, dès lors qu’une future collaboration est envisagée.

 3. Pour devenir ou être formateur à la DFCG

DFCG-Formation accueille chaque année de nouveaux formateurs dans le cadre du développement de ses activités et encourage ses formateurs à proposer de nouveaux sujets, tant pour le Catalogue annuel que pour des formations dites d’actualité : 

  • Le Formateur est sélectionné en raison de sa compétence reconnue sur un domaine - sujet, condition essentielle sans laquelle DFCG-Formation ne l’aurait pas sollicité.
  • En conséquence, le Formateur ne peut se faire remplacer pour l’exécution de prestations.
  • Le formateur doit être membre adhérent de la DFCG s’il est issu d’une profession financière.
  • Lors de l’établissement du Catalogue annuel de DFCG-Formation, le Formateur s’engage sur un contenu de Formations et sur des dates éventuelles d’interventions, sous réserve du nombre suffisant d’inscrits le moment venu pour que la Formation puisse être ouverte. Pour le bon fonctionnement de la relation de partenariat, le Formateur doit se sentir engagé moralement à être disponible aux dates convenues ou à anticiper au plus tôt une éventuelle indisponibilité en y apportant une solution (voir ci-après).

 4.Déroulement de l’organisation d’une prestation de Formation

  • DFCG-Formation prend en charge la gestion administrative et l’organisation logistique d’une Formation inter-entreprises ou intra-entreprise. A ce titre, elle contractualise avec ses clients pour l’intra-entreprise et enregistre les inscriptions aux formations du Catalogue.
  •  Dès que le nombre suffisant de participants est atteint pour une formation au Catalogue, et que son ouverture est confirmée, le formateur est informé par courriel automatique.
  • A J-15 avant une formation, celle-ci est définitivement confirmée ou infirmée par                 DFCG-Formation. Il y a confirmation des dates et lieux de la formation.
  • Le Formateur délivre le support de la Formation, sous format électronique, dans un délai raisonnable de 7 jours calendaires avant la tenue de la Formation :
    • conforme à la politique des supports de formations ci-après énoncée.
    • conforme aux règles de communication et de reprographie des supports ci-après énoncées.
  • DFCG-Formation met à la disposition du Formateur les moyens nécessaires au bon déroulement de la Formation :
    • en inter-entreprises : salle, ordinateur, projecteur, paperboard, feutres, reprographies
    • en intra-entreprises : mêmes matériels, mais fournis par le client de DFCG-Formation, sauf    pour les reprographies réalisées par DFCG-Formation et adressées au client.
  • Les salles inter-entreprises parisiennes sont installées pour 8h45 (ordinateur – écran – rallonges – paperboard - …) et les équipements techniques sont allumés et testés.
  • Il est recommandé au Formateur d’arriver dès 8h30. Il doit se présenter de toute façon 15 mn avant le début de la Formation (généralement 8h45) pour accueillir les participants et faciliter leur intégration et leur repérage dans les lieux.
  • Le Formateur participe obligatoirement aux déjeuners du midi.
  • Les salles sont fermées pendant la pause déjeuner.
  • Les participants ne peuvent laisser supports et matériels en soirée car les salles peuvent être utilisées.
  • Le Formateur informe DFCG-Formation de toute difficulté, comportement anormal, constatés lors de la Formation, tout signalement restant strictement confidentiel
  • Le Formateur informe DFCG-Formation de toute demande des participants inter-entreprises ou du client intra-entreprise qui excéderait le cadre prédéfini de la Formation.

 5.Cas exceptionnels d’absence du Formateur pour force majeure

  • Le Formateur inscrit au Catalogue inter-entreprises de DFCG-Formation ou le Formateur présenté à un client de DFCG-Formation pour une prestation intra-entreprise, est engagé moralement à être disponible aux dates convenues pour animer les Formations. DFCG-Formation ne pourrait collaborer durablement avec des Formateurs défaillants.
  • En cas d’absence exceptionnelle du Formateur pour force majeure, celui-ci en avertit DFCG-Formation le plus tôt possible, et s’engage à proposer un remplaçant qui, sous réserve de l’accord de DFCG-Formation (inter-entreprises) et de son client (intra-entreprise), animera une Formation. Ce remplaçant sera prioritairement choisi parmi les nombreux Formateurs déjà présents au Catalogue de DFCG-Formation.
  • Le Formateur absent s’engage à fournir à son remplaçant les éléments d’animation de la Formation, dont le support pédagogique déjà développé. Seul le remplaçant du Formateur absent pourra facturer DFCG-Formation. Le Formateur absent ne pourra pas facturer DFCG-Formation pour le prêt du support.
  • Le Formateur remplaçant devra avoir le même niveau de compétences et d’expériences professionnelles que le Formateur absent pour animer avec succès la Formation.

A défaut, DFCG-Formation se réserve le droit de confier l’animation de la Formation à tout autre prestataire de son choix, muni de son propre support de Formation.

 6.Rémunération de l’animation des formations inter-entreprises et des parcours

Principe d’uniformité : 

  • Toutes les prestations des formateurs sont payées forfaitairement :

  1.000 € HT / jour d’animation de formation

  •  Il n’y a pas de facturation supplémentaire pour la préparation des formations.
  • Il n’y a pas de facturation en fonction du nombre de participants.
  • La DFCG se réserve le droit d’annuler une formation si le nombre de participants est insuffisant.
  • Il n’y a aucune facturation du formateur en cas d’annulation ou de report d’une Formation par la DFCG, pour quelque cause que ce soit.
  • La DFCG est responsable de sa politique de prix pour les formations inter-entreprises et intra-entreprises. Dans ce cadre, il est décidé que les tarifs du catalogue pour les formations inter-entreprises sont identiques pour toutes les formations.
  • L’application du tarif membre est réservée aux participants nominativement membres et à leurs collaborateurs directs seulement.
  • Les sessions de formation ouvrent à partir de deux participants sous réserve de l’accord de la DFCG.
  • En cas d’impossibilité d’ouverture d’une session, la DFCG peut organiser, dans la limite des rapprochements thématiques possibles, des transferts des inscrits vers d’autres formations, avec leurs accords (création de groupe pour garantir l’ouverture et le chiffre d’affaires).

 7.Rémunération de l’animation des formations intra-entreprises

Principe d’uniformité :

  •  Toutes les prestations des formateurs sont payées identiquement et forfaitairement :

  1.000 € HT / jour d’animation de formation

  •  Aucune facturation du formateur à DFCG n’est possible en cas d’annulation d’une session de formation.
  • Toute indemnité reçue du client pour cause d’annulation tardive donnera lieu à une contrepartie pour le formateur dans les mêmes conditions que les CGV client de la DFCG :

50% si l’annulation intervient entre 15 et 10 jours ouvrés et 100% si l’annulation intervient à moins de 10 jours ouvrés. L’indemnité du formateur sera payée en même temps que l’indemnité payée par le client.

 Suppléments éventuels :

  •  Apport d’affaires intra : le formateur ou un tiers (autre formateur) qui apporte le contact et la commande ferme perçoit une rémunération de 10 % du montant HT de la commande, une fois le règlement encaissé par la DFCG.
  • Participation à la réponse à l’appel d’offre spécifique et à la négociation commerciale (hors modules catalogues) : le Formateur bénéficie d’une rémunération de 10 % du montant HT de la commande.
  • Frais de conception pédagogique: en cas d’adaptation d’un module INTER ou de formation sur-mesure, la DFCG rémunèrera entre 750 euros HT et 1000 euros HT la journée de préparation.
  • Il n’y a pas de facturation en fonction du nombre de participants.

  8. Facturation et paiement des prestations

  • La société du Formateur établit une facture postérieurement à la réalisation de la prestation.
  • Les mentions requises sur les factures sont les suivantes :
    • Nom de la société et coordonnées
    • Nom de la formation et dates
  • Le règlement de la facture interviendra au plus tard à 45 jours date de facture, sous réserve de la bonne transmission à DFCG-Formation des feuilles d’émargement justifiant de la présence des participants et des questionnaires d’évaluation renseignés par les participants à la formation, dans un délai de huit jours après réalisation de la Formation. Le formateur enverra par mail la facture en pdf à l’adresse suivante : [email protected] et intègrera le numéro de commande.
  • En cas de formation manifestement non réussie, entrainant un refus définitif de paiement à DFCG-Formation de ses clients, notamment suite à une intervention intra-entreprise, une discussion sera engagée entre le Formateur et DFCG-Formation au sujet du paiement.

 9. Politique de remboursement des frais de déplacement aux formateurs

  • Les frais de déplacements font l’objet d’une facturation de la part du formateur.
    • Départ la veille du début de la formation
    • Deux nuits prises en charge (veille des jours 1 et 2 )
    • Prise en charge des frais Paris > lieu de formation > Paris (« Paris » s’entend bien entendu « Paris & Banlieue)
    • Temps de transport :  < 2 heures : train 2e classe (sauf accord client en 1ère classe)
    • > 2 heures : train 1ère classeAvion proscrit, sauf classe économique pour distance en train > 4 heures
    • Hôtel | Paris : 180 € HT / nuit max, petit déjeuner inclus | Province : 100 € HT / nuit max, petit déjeuner inclus
    • Les hôtels choisis par le client final pour les intra-entreprises sont à retenir, en leur demandant s’ils bénéficient d’un tarif négocié.
    • Repas : 30 € TTC / repas maximum. Les frais de déplacements sont encadrés, conformément aux pratiques internes à la DFCG , comme suit :

 Sessions inter-entreprises : 

  • Si le cas se présente, les frais de déplacement et d’hébergement seront remboursés au formateur si la formation réunit un nombre suffisant de participants (à définir au cas par cas).

  Sessions intra-entreprises : 

  • Les frais de déplacements du formateur sont facturés à la DFCG.
  • Les frais de déplacements sont soit facturés au réel sur présentation de copies de justificatifs, les originaux restant à la comptabilité de la DFCG soit forfaitisés exceptionnellement à la demande du client, et sont évalués selon les modalités de remboursements aux formateurs en vigueur.

 10. Processus de gestion des appels d’offres pour intra-entreprise

Prise de contact client avec DFCG-Formation : 

  • Recueil du maximum d’informations sur le besoin (grille de questions standards)
  • Prise de rendez-vous pour approfondir le besoin avec le formateur pressenti

 Sélection du Formateur : 

  • Prioritairement, le formateur catalogue pour un module identique ou adapté du catalogue
  • Secondairement, le formateur de remplacement (plan B) pour le module catalogue.
  • En dernier lieu, si aucun des deux formateurs précédents ne peut intervenir, un formateur choisi en concertation parmi l’équipe formation de la DFCG

 Rendez-vous DFCG / Formateur / Client : 

  • Les responsables DFCG-Formation restent toujours présentes pendant les échanges Formateurs / Clients et organisent les conférences call
  • Les interlocuteurs du client sont le responsable formation et/ou le référent technique de la formation demandée.
  • Le rendez-vous / conf call permet de préciser et valider le besoin du client.
  • Le formateur rédige le programme de formation adapté ou sur-mesure (rien si la demande concerne un module catalogue sans modification)

 Offre commerciale : 

  • Rédigée par DFCG-Formation selon les grilles tarifaires convenues. 

Après l’envoi de l’offre : 

  • Rappel systématique du Client par DFCG pour accueil réservé à notre offre.

Négociation commerciale : 

  • Conduite par la DFCG avec la collaboration du formateur

Prise de commande : 

  • Confirmation au formateur de sa facturation future

 11. Politique de reprographie et de communication aux participants des supports pédagogiques de Formations

À l’instar de nombreux concurrents, DFCG-Formation pratique la digitalisation / dématérialisation des supports de formations, sans toutefois qu’elle soit totale, car il est notoire que les participants souhaitent repartir avec un élément matériel à emporter à l’issue des cours. Par ailleurs, certains documents imprimés sont indispensables au déroulé de l’animation.

 Ainsi, les principes retenus et promus sont les suivants : 

  • Le Formateur adresse à DFCG-Formation l’ensemble de son support pédagogique en deux versions ou deux Parties :

 Partie 1 :             Le contenu qui doit être reprographié sur support papier et distribué aux participants au début de la formation : il s’agit des éléments utiles sous format papier en cours, et des sujets des exercices (+ éventuellement les fichiers de travail sur les exercices).

 Partie 2 :              Le contenu intégral, projeté et complet, sous format PDF, distribué aux participants après la formation par la DFCG (envoi via WeTransfer si nécessaire). 

  • Seule DFCG-Formation est habilitée à collecter les données personnelles des participants, dont leurs adresses courriels personnelles ou professionnelles, au moment de leur inscription et les participants ne sont par conséquent nullement tenus de les communiquer au Formateur. Le cas échéant, celui-ci s’interdira l’usage de ces adresses courriels pour toute sollicitation commerciale

 12. Politique de contenu et de qualité des supports de formations

  • Préalablement, il sera vérifié par les Formateurs, sous leur responsabilité, qu’ils sont effectivement propriétaires des droits de tout ce qui est diffusé aux participants au cours et postérieurement à la Formation. Toute copie ou scan d’ouvrages et de revues est exclue.

Format des supports pédagogiques : 

  • DFCG-Formation ne contraint pas à l’utilisation d’un masque spécifique, étant acquis que les Formateurs sont propriétaires de leurs supports et que ceux-ci sont déjà développés (aucun travail de remise en forme n’est demandé). 
  • DFCG-Formation pourra ultérieurement introduire un masque pour les nouvelles formations. 

Contenu des supports pédagogiques (voir en annexe le masque de slide à utiliser avec la nouvelle charte DFCG et nouveau logo) 

Les dispositions suivantes sont à mettre en œuvre : 

  • Figureront sur chaque slide le logo de la DFCG et le logo du Formateur, qui devront être de mêmes tailles. 
  • La 1ère page du support devra reprendre, de plus, le titre exact du module tel que présenté dans le catalogue de formation DFCG ou vendu en intra-entreprise et les dates de la session. 
  • Les pages 2 et suivantes doivent comprendre :
    • le programme de la formation
    • les horaires et modalités logistiques de la formation.

 Contenu des supports pédagogiques : 

  • Le contenu des supports de formation ne peut en aucun cas se limiter à une énumération des sujets abordés et des titres de séquences : il doit contenir les éléments de fond qui permettront au participant de disposer de l’essentiel de la Formation.
  • Compte tenu de ses accréditations OPQF, DFCG-Formation procédera régulièrement à une analyse qualité de ses Formations :
    • Examen des supports pédagogiques, sur la forme et sur le fond
    • Analyse de synthèse des évaluations des participants
  • DFCG-Formation peut demander un développement plus complet des supports.
  • DFCG-Formation conserve tous les supports de toutes les sessions et en préserve la propriété (non-communication, voir plus loin)
  • Nota : les supports des formations intra-entreprise sont obligatoirement remis par le Formateur à DFCG-Formation, vérifiés et reprographiés par DFCG-Formation, puis adressés au client. Ces supports sont obligatoirement adaptés à minima au Client : logo, illustrations,…

 13. Évolution du contenu du Catalogue de DFCG-Formation

Formateurs : 

  • Autant que possible, il sera défini un formateur titulaire inscrit au catalogue et un formateur suppléant, notamment en cas d’indisponibilité du formateur titulaire pour les demandes intra-entreprises additionnelles.
  • Le formateur titulaire inscrit au Catalogue ne peut se faire remplacer pour l’animation des sessions de formations (engagement moral : les participants choisissent des modules aussi pour les qualités et les parcours des formateurs).

 Formations : 

  • En cas d’appréciations trop négatives ou d’ouverture insuffisante de la formation, DFCG Formation peut décider de sortir une formation du catalogue.
  • DFCG-Formation peut demander à un autre formateur de reprendre le thème selon une nouvelle approche.

 14. Propriété intellectuelle: 

  • La société qui facture DFCG-Formation est réputée dépositaire de l’œuvre originale du Formateur, personne physique, qui en reste le propriétaire exclusif, et qui l’a mise à la disposition de la société qui facture DFCG-Formation (à titre gracieux ou onéreux).
  • Le propriétaire de l’œuvre déclare que celle-ci ne porte pas atteinte aux droits de tiers, et que tous les éléments diffusés sont bien de sa libre disposition et propriété. Il s’engage à faire son affaire de toute réclamation à ce sujet et éventuellement à dédommager DFCG-Formation de poursuite à ce sujet.
  • La société qui facture DFCG-Formation met l’œuvre originale du Formateur, dite support pédagogique, à la disposition temporaire de DFCG-Formation, pour une durée expressément limitée à la durée de la Formation, et aux dates figurant sur le support pédagogique.
  • La société qui facture DFCG-Formation autorise DFCG-Formation à mettre le support pédagogique à la disposition des seuls participants, personnes physiques, à la Formation se tenant en ses locaux (inter-entreprises), ou dans les locaux de son client (intra-entreprise), sous format papier et sous format électronique PDF (voir politique de diffusion et de reprographie ci-dessus).
  • La société qui facture DFCG-Formation autorise DFCG-Formation à la représentation de l’œuvre originale et du support pédagogique pendant toute la durée de la Formation.
  • L’œuvre originale et le support pédagogique ne sont en aucun cas cédés ou mis à disposition, en partie ou en totalité, pour d’autres présentations ou utilisations, de quelque nature que ce soit, et quand bien même le travail de préparation aurait été rémunéré partiellement. Ainsi, DFCG-Formation s’oblige à ne pas utiliser, reproduire, diffuser ou communiquer, tout ou partie du document, à des fins de démarchage commercial, d’inspiration de ses animateurs de formation et fournisseurs de formation, et à des fins d’exécution d’autres prestations que celles susvisées et aux dates indiquées sur le support pédagogique (que cela soit à titre gracieux ou rémunéré), sauf autorisation préalable et écrite du Formateur.
  • DFCG-Formation garantit respecter les droits de la propriété intellectuelle du support pédagogique et de l’œuvre originale.

  15. Garantie, Responsabilité 

  • Le Formateur et la société qui facture sa prestation demeurent maître et responsable du contenu détaillé de sa prestation écrite et orale de Formation, dont l’exécution ne peut engager la responsabilité de DFCG-Formation suite à une réclamation d’un participant.
  • La société qui facture la prestation du Formateur garantit et s’engage à indemniser intégralement DFCG-Formation de toutes les conséquences financières résultant d’une mauvaise exécution de son fait ou du fait de toute autre personne agissant pour son compte. Aucune partie ne pourra toutefois être tenue responsable de son retard ou de sa défaillance dans l’exécution de ses obligations si cela est dû à un événement de force majeure.

 16. Assurance 

  • La société qui facture la prestation du Formateur déclare avoir souscrit une police d’assurance Responsabilité Civile professionnelle garantissant DFCG-Formation et les tiers de tout dommage survenant de son fait dans le cadre de l’exécution de ses prestations. Le formateur s’engage à renouveler ladite police et à en justifier à première demande la DFCG. 

17. Engagement réciproque de confidentialité et de loyauté 

  • Le Formateur et la société qui facture sa prestation s’engagent à maintenir confidentiels les profils des participants aux Formations et toutes informations obtenues sur leurs entreprises et organisations à l’occasion du déroulement des Formations inter-entreprises et à fortiori intra-entreprise.
  • Le Formateur et la société qui facture sa prestation s’interdisent tout acte de concurrence déloyale vis-à-vis de DFCG-Formation, et spécifiquement toute démarche commerciale pour leurs comptes ou pour le compte de tiers pour des Formations similaires à celles délivrées par DFCG-Formation. Cette disposition s’applique au Formateur et à la société qui facture la prestation du Formateur ainsi qu’à ses autres collaborateurs et personnels, pour une durée de deux années après le terme de la Formation et pour l’ensemble du territoire national.
  • Le Formateur et la société qui facture sa prestation s’interdisent également de recueillir et d’exploiter les coordonnées des participants aux Formations dans le but d’effectuer des actions concurrentes à celles de la DFCG après le terme de la Formation et pour l’ensemble du territoire national. 

18. Données personnelles: 

  • DFCG-Formation et la société qui facture la prestation du Formateur s’engagent à avoir effectué, au jour du début d’une éventuelle collaboration future, les déclarations, demandes d’autorisations et démarches administratives obligatoires en vertu de la Loi Informatique et Libertés, et à respecter les obligations leur incombant en matière de collecte, traitement et protection de données personnelles. 

19. Étendue et portée de la Charte de Partenariat: 

  • La présente Charte de Partenariat n’est pas un contrat de prestation.
  • La présente Charte de Partenariat n’est pas un contrat de travail.
  • Le Formateur et DFCG-Formation s’engagent à y souscrire pleinement, et à s’abstenir en tout d’en contester les termes ou les modalités d’application, tant quant à l’interprétation, la mise en œuvre ou la suspension unilatérale de son application.
  • Aucune information écrite n’est due par DFCG-Formation et le Formateur pour la suspension à tout moment de leur collaboration et l’application de la présente Charte. Cette suspension est ferme et définitive, ne pouvant entraîner aucun dommage et intérêt.