CT n°18 : La dématérialisation des processus et des documents, levier de transformation numérique

Cahier technique
jeudi 1 septembre 2016

La dématérialisation est, à terme, une obligation légale. Le gouvernement a, d’ores et déjà, annoncé que de 2017 à 2020, les entreprises en contrat avec les services de l’État devront être prêtes à gérer leurs factures de manière dématérialisée, la plupart des appels d’offres publics contenant, d’ores et déjà, cette clause de dématérialisation des factures. De plus, à terme, les entreprises ne pourront plus refuser des factures dématérialisées. Il faut donc s’y préparer dès maintenant.

RENDRE L’ORGANISATION PLUS PERFORMANTE

Mais ce changement ne doit pas être abordé négativement. C’est l’occasion de revoir son système et son organisation pour les rendre plus performants ; c’est aussi la possibilité de rendre plus efficace la relation avec les tiers, clients et fournisseurs. L’ampleur de ces changements, la confrontation avec le marché, les décisions en regard des choix, font de la dématérialisation un projet de nature stratégique touchant tous les métiers de l’entreprise et qui doit être mené par la direction Générale avec l’appui du DAF. La transformation numérique de l’entreprise, par la professionnalisation et l’amélioration des performances qu’elle amène, améliore la valeur des services rendus aux clients, et ce faisant, améliore la valorisation de l’entreprise. Les problématiques sont variables en fonction de la taille, des ressources, de la qualité de l’existant. Mais, de manière générale, il faudra agir sur les processus internes qui, obligatoirement, seront plus fluides, plus intégrés, sans ressaisie ou étape papier. A l’inverse, l’absence de documents exigera une sécurisation du système, les risques de détournement étant grands. Si l’entreprise n’utilise pas un système intégré, si le système ne possède pas son propre workflow avec des niveaux de sécurité, la question va se poser de rénover complètement le SI (ce qui malheureusement coûte très cher) et d’acheter une solution intégrée et dématérialisée, offrant, en sus, une solution d’archivage électronique qui peut être également sous traitée..